FUNCIONES DE LA SECRETARIA



•    Brinda apoyo incondicional a su Empresa     



LO QUE DEBE REALIZAR

 ¿Qué debe hacer toda Secretaria?

ü  Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias.

ü  Verificar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán incluyendo los soportes documentales necesarios.

ü  Remitir a cada integrante del comité la carpeta correspondiente en tiempo y forma.

ü  Deberá vigilar que los acuerdos del comité se asienten correctamente.

ü  Levantar el acta de cada una de las sesiones.

ü  Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y conservarlo en custodia.

ü  Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Comité durante las sesiones.

Misión de la secretaria

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

Perfil de la secretaria

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

ü  Buena presencia.

ü  Persona de buen trato, amable, cortés y seria.

ü  Excelente redacción y ortografía.

ü  Facilidad de expresión verbal y escrita.

ü  Persona proactiva y organizada. 

ü  Facilidad para interactuar en grupos.

ü  Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

ü  Brindar apoyo a todos los departamentos.

ü  Desempeñarse eficientemente en su Área.

ü  Aptitudes para la Organización.

ü  Buenas relaciones interpersonales.

ü  Dinámica  entusiasta.

ü  Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.

ü  Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

funciones de una secretaria
Funciones de una secretaria

ü  Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

ü  Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

ü  Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.

ü  Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.

ü  Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

ü  Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.

ü  Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

ü  Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.

ü  Mejora y aprendizaje continúo.

IMÁGEN

Imagen de éxito

La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos:

ü  Conocimientos.

ü  Valores.

ü  Modales.

ü  Personalidad.

ü  Tacto.

ü  Humildad y Sencillez..

VESTIMENTA

Vestimenta profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

 

ü  Ropas de brillo.

ü  Sandalias demasiados altos.

ü  Faldas cortas y muy ajustadas.

ü  Ropas transparentes.

ü  Escotes.

ü  Zapatos dorados o plateados.

ü  Maquillaje recargado.

ü  Accesorios grandes y muy llamativos.